Как выбрать систему автоматизации для Гостинично-ресторанного хозяйства

Программ по автоматизации гостиниц и ресторанов много, как отечественных, так и зарубежных. Выделим основные задачи системы автоматизации, которые позволят сделать Ваше предприятие прибыльным, популярным и качественным.

Что более всего запомнит гость, который в первый раз посетил Вашу гостиницу или зашёл в Ваш ресторан? В первую очередь это своевременное качественное обслуживание и уровень комфорта. Это влияет на отношение гостя к Вашему предприятию более всего прочего, и от этого зависит, будет оно хорошее или плохое. Очень многое зависит от Вашего персонала,  работа у которого должна быть спланирована и систематизирована, а в наше динамическое время такую задачу может помочь решить только хорошая система автоматизации.

В наших сегодняшних условиях важным вопросом является контроль действий персонала для минимизации возможных злоупотреблений. И в этом случае без системы автоматизации почти невозможно организовать такой контроль.

Еще одна задача, решить которую помогает система автоматизации, это финансовый анализ деятельности предприятия. Такой анализ позволяет принимать своевременные и правильные управленческие решения.

Попробуем разобраться, как же выбрать нужную Вам программу по автоматизации Вашего предприятия? Выделим основные критерии:

·Функционал системы.

·Простота и удобство в работе.

·Сервисная поддержка и развитие системы.

·Цена системы автоматизации и отношение этой цены к финансовой эффективности.

Функционал системы звучит объёмно и сложно. Но на самом деле ничего сложного в этом нет. Рассмотрим, какой оптимальный и минимально необходимый функционал должен присутствовать в программе по автоматизации Вашего предприятия.

1. Предприятие имеет небольшой номерной фонд (10-20 номеров) с ограниченным набором дополнительных услуг. Гости питаются самостоятельно в других заведениях.

Для такого предприятия подойдет программа, которая позволит легко и быстро забронировать, поселить, переселить, выселить гостя. Быстро произвести расчеты с гостями и выдать им необходимые документы. Руководитель должен, без участия персонала, иметь возможность проконтролировать загрузку номерного фонда, движение денег по кассе, сводку по задолженностям, результаты по сменам. При необходимости получить статистику по заселению. Так же должна быть возможность контроля расходования материалов, используемых при обслуживании номерного фонда (минимальный складской учет) Желательно иметь возможность удаленного доступа к программе.

2. Предприятие имеет средний номерной фонд (20-100 номеров) с ограниченным набором дополнительных услуг и ресторан, в котором организовано питание гостей гостиницы, а так же других гостей.

Для такого предприятия нужна программа, которая, кроме перечисленных выше функций имеет модуль по учету работы ресторана и дает возможность автоматически передать данные о проданных в гостинице услугах питания в такой модуль. Так же должен быть автоматизирован процесс группового бронирования.

Модуль ресторана должен обеспечить автоматизацию следующих процессов:

·Оформление заказов гостей ресторана.

·Передачу заданий на приготовление с автоматическим распределением их по соответствующим местам (бар-кухня).

·Автоматическое формирование счетов (предчеков).

·Оформление оплаты заказа (закрытие заказа) причем, при наличии фискального регистратора, автоматическое формирование фискального чека (желательно чтобы в программе была возможность автоматически выбирать какие товары должны попадать в фискальный чек). Соответственно должен быть интерфейс к фискальным регистраторам.

·Автоматическое закрытие заказов по питанию гостей отеля в соответствии с купленными ими услугами питания (или входящими в стоимость проживания) без оплаты таких заказов.

·Процедура «Закрытия смены» с формированием соответствующего отчета.

·Складской учет (приход, расход, внутреннее перемещение, переучет)

·Автоматический учет производства (автоматическое списание ингредиентов блюд при их реализации, исходя из заданных в товарном справочнике калькуляций). Очень желательно чтобы программа имела возможность обрабатывать калькуляции с вложениями (например, товар Завтрак в свою калькуляцию включает несколько блюд, в калькуляцию которых могут входить полуфабрикаты со своими калькуляциями).

·Руководитель предприятия должен иметь возможность оперативного контроля, как по работе гостиницы, так и ресторана. Для этого желательно чтобы модуль бекофиса (модуль учета и анализа) был единым для гостиницы и ресторана с наличием сводных финансовых и товарных отчетов, включающих расшифровку по этим видам деятельности. Соответственно программа должна обеспечивать развитую систему предоставления прав и доступов для пользователей.

3. Предприятие имеет средний или выше среднего номерной фонд (от 40 номеров) с широким набором дополнительных услуг и один или несколько ресторанов, в которых организовано питание гостей гостиницы, а так же других гостей. Гостиница оснащена электронными замками. На предприятии организовано питание сотрудников в своих ресторанах. Предоставление дополнительных услуг осуществляется при помощи автоматической системы контроля доступа (СКД). Применяется система лояльности в виде скидок, которые предоставляются при помощи специальных электронных карт. Так же используется система получения различных услуг в кредит. Гостям предоставляется услуга электронного кошелька (внутренние безналичные расчеты).

Для такого предприятия нужна программа, которая, кроме перечисленных выше функций должна обеспечить функционирование и управление такими функциями:

·Автоматическое применение различных прейскурантов на товары и услуги в зависимости от сезона, даты и времени.

·Автоматическое применение специальных договорных цен при обслуживании гостей, направленных от партнеров, которые оплачивают услуги предоставляемые таким гостям.

·Работа с электронными дисконтными картами с различным уровнем скидок, включающую в себя возможность не предоставлять скидку на отдельные товары и услуги.

·Интерфейс работы с электронными замками и программирование электронных ключей через интерфейс портье.

·Регистрация предоставляемых различных дополнительных услуг на электронных картах (брелоках, браслетах) для применения их в системе СКД и при реализации услуг питания в ресторане

·Ведение минимального кадрового учета, и систему учета питания сотрудников

·Система автоматизации диспетчеризации и учета работ и материалов при обслуживании номерного фонда (т.н. Хаускипинг)

·Развитая система печатных и электронных отчетов вплоть до сводного отчета о результатах финансовой деятельности предприятия.

·Обеспечение контроля расчетов с поставщиками и клиентами.

·Как можно более полный контроль действий пользователей (постоянное логгирование действий и соответствующие отчеты)

·Экспорт данных во внешние системы учета. Например, 1С.

Простота и удобство в работе обеспечиваются продуманным интерфейсом пользователя. Внешне такой интерфейс должен быть выполнен в привычной для данной специфики работы форме. Например, портье в гостинице обычно пользуется таблицей размещения, в виде так называемой «Шахматки». В этой форме по вертикали отображается весь номерной фонд с краткой информацией о свойствах номеров, а по горизонтали даты. Ячейки на пересечении заполняются панелями, на которых часто отображают информацию о данном конкретном поселении или броне. Цветами таких панелей можно отобразить состояние по оплате и виду занятости (бронь / поселение / выселение). Администратор гостиницы легко и быстро должен видеть реальную ситуацию по загрузке номерного фонда, по возможности быстро и без лишних усилий забронировать, поселить, переселить или выселить гостя, провести оплату с выдачей необходимых документов, получить, внести или отредактировать информацию о госте. Форма заказов в ресторане должна как можно полнее отображать состояние занятости в зале, доступные  данному пользователю функции, содержание введенного заказа и его текущее состояние, а так же позволять быстро и при минимуме действий добавить позиции в заказ и произвести другие необходимые операции с ним.

Рассматривая функционал системы, нужно учесть тот факт, что системы делятся на две категории ON-LINE и OFF-LINE. В чем же отличие?

Система ON-LINE всегда показывает всю информацию в реальном времени (загрузка номерного фонда, деньги в кассе, остатки по складам и т.д.), что позволяет быстро и оперативно принимать необходимые управленческие решения.

Система OFF-LINE позволяет получать данные в систему управленческого учета только периодически (например, по закрытым сменам) и требует выполнения приема, выгрузки и обработкой данных, что соответственно негативно влияет на оперативность разрешения критических ситуаций и усложняет контроль действий персонала.

Что касается сервиса и развития системы? Сервис можно оценить только после того как начнёшь использовать тот или иной продукт. Чем более надежна программа для автоматизации, тем меньше она требует поддержки. Тут можно только отметить, что программы для отелей и ресторанов, разработанные в нашей стране, скорее всего, будут поддерживаться более оперативно, чем иностранные. Кроме того следует обратить внимание на то, каким образом происходит обновление и происходит ли вообще. Надо ли платить за это. Конечно, можно положиться на отзывы, и при этом каждое предприятие уникально в своем способе ведения учета и поэтому то, что подходит одним может совсем не устроить других. В связи с этим следует узнать, в первую очередь, насколько оперативно решаются проблемы, как ведется сопровождение после внедрения продукта. Насколько часто выходят обновления. Система, которая стремиться занять достойное место в своем сегменте, всегда будет развиваться!

И теперь подходим к стоимости системы автоматизации для гостинично-ресторанного хозяйства. И тут всегда манит низкая стоимость и вроде, по словам продавца, все включено! И тут много подводных камней. Многие производители программ по автоматизации отелей и ресторанов дробят их на очень мелкие модули, обеспечивающие какую-либо одну функцию, а в своих коммерческих предложениях показывают только базовый комплект. Например, интерфейс с фискальными регистраторами включается в отдельный модуль, а в процессе работы оказывается, что без него не обойтись и придется доплачивать, ведь система уже куплена и перейти на другую накладно. Кроме того в процессе эксплуатации и изучения работы с приобретенной Вами программой окажется, что необходимо докупить модули обеспечивающие более менее стандартные функции (дисконтная система, система внутренних расчетов и т.д.). Или окажется, что для получения анализа работы предприятия, необходимо держать отдельного работника, который будет сводить вручную данные полученные с помощью программы, затрачивая на это свое основное рабочее время. Таким образом, стоимость дополнительных модулей, их установка и наладка плюс стоимость дополнительного сотрудника намного превысит ту экономию, которую получили, приобретя более дешевый продукт.

Подведем итоги.

Для выбора продукта нам необходимо:

1.Определить минимально необходимый набор функций, который Вы хотите автоматизировать в своем отеле или ресторане.

2.Ознакомиться с первичной информацией на сайте выбранного продукта.

3.Связаться со специалистом компании, получить демо-версию и более подробную информацию.

4.Протестировать продукт своими силами и вместе со специалистом компании.

5.Проанализировать структуру продукта, что даст правильный просчет коммерческого предложения.

6.Обсудить вопросы, которые касаются сервиса и техподдержки автоматизации.

7.Определить окончательную стоимость автоматизации Вашего бизнеса.

И в завершении несколько рекомендаций:

Выбирайте комплексную систему автоматизации для Гостинично-ресторанного хозяйства, в ней всегда учтено максимально необходимый функционал и реально видно, сколько стоит продукт.

Обращайте внимание на возможность, в основном, использовать удаленное сопровождение, так как это значительно дешевле, чем вызов специалиста.

Приоритет отдавайте той системе, разработчик которой находиться на территории Украины. В этом случае более вероятно отсутствие проблем связанных с соблюдением законодательства и оперативностью получения сервиса, техподдержки, доработок, решения тех или иных проблем связанных продуктом.

Автор: Шварцберг М. М.

директор направления по автоматизации

ресторанного бизнеса компании «Альтинет»

← все статьи